Software Asset Management: hacia la regularización del software en las empresas

En los últimos años, las empresas mexicanas han demostrado un creciente interés por regularizar y aprovechar de mejor manera sus activos de software.

Contrario a lo que se cree, el uso de programas de procedencia ilegal, al menos a nivel empresarial, va a la baja.

Las campañas de concientización y la implementación de requerimientos legales más estrictos han tenido un efecto positivo, sin embargo, el desconocimiento de los esquemas, requerimientos y soluciones de licenciamiento, continúa siendo el principal obstáculo para la regularización.

¿Cuál es la problemática del software ilegal?

Adquirir programas sin licencia implica mucho más que las pérdidas económicas para el desarrollador o distribuidor del software.

Aunque a primera vista parece una opción más costeable, a largo plazo puede traer consecuencias catastróficas para las empresas.

La Business Software Alliance (BSA), identifica al menos diez maneras en las que el software ilegal impacta negativamente a la economía y a los usuarios:

  • Reduce las oportunidades laborales de ingenieros y desarrolladores de software.
  • Es un riesgo para las industrias locales de desarrollo de software.
  • Reduce la inversión en la industria, lo cual frena el desarrollo de mejores herramientas.
  • Eventualmente, genera un aumento en los precios del software, al ver reducidos los ingresos de los vendedores y distribuidores.
  • Las copias de software ilegal incrementan el riesgo de la distribución masiva de virus informáticos.
  • Los manuales de uso son inexistentes, imprecisos o están incompletos.
  • No son acreedores a los recursos de soporte técnico disponibles para el software legal.
  • Es imposible recibir las actualizaciones de seguridad y funcionalidad, ni de acceder a las nuevas versiones de manera gratuita o a bajo costo.
  • No existe ninguna garantía de calidad, seguridad o confiabilidad del software.
  • Expone a los usuarios a fuertes sanciones penales por daños materiales y a la propiedad intelectual.

Visto desde esta perspectiva, la relación costo-beneficio del software ilegal comienza a disiparse.

Las penas a las que se pueden hacer acreedores que incurran en esta práctica son:

  • Para individuos: Multa de hasta 93,500 USD y hasta 5 años de cárcel.
  • Para empresas: Multa de hasta 467,500 USD y hasta 5 años de cárcel.

Esto sin contar los costos masivos que resultan de otros riesgos a la seguridad informática de las empresas.

Una brecha de seguridad, el robo de datos o una infección extendida de equipos por malware, son sólo algunos ejemplos que cada año le cuestan millones de dólares a las compañías.

¿Cuál es el estado actual de esta situación en México?

En los últimos años, en México se han implementado fuertes campañas de concientización.

El Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI) ha sido el principal promotor de la cultura de la legalidad del software lo cual ha impactado de manera positiva en la industria. Cada vez son más las empresas que buscan regularizar su software y aprovechar al máximo su inversión.

De acuerdo con datos de la última Encuesta Global de Software publicada por la BSA e IDC,  México ha visto avances considerables, logrando disminuir el uso de software ilegal del 65% al 54% en los últimos 11 años.

Tan sólo entre el 2012 y 2013 las pérdidas económicas disminuyeron por 30 millones de dólares.

Kiyoshi Tsuru, el director de BSA México, ha expresado en numerosos foros que según la apreciación de la institución, estos avances son resultado directo “de la estrecha colaboración entre los sectores público y privado en la creación de conciencia sobre la importancia de la propiedad intelectual”.

Sin embargo, aún queda mucho trabajo por hacer. Según los datos de la encuesta anteriormente citada, en México aún existe un 47% de organizaciones que aplican políticas informales de licenciamiento de software.

Solamente el 39% lo hace de manera estricta y formal, y existe un 10% de empresas que no cuentan con ningún tipo de política informática.

¿Qué pueden hacer las empresas?

Para regularizar el software en una empresa, primero hay que evaluar el actual estado del licenciamiento.

La misma BSA define en sus procedimientos para verificar licencias de software, 7 preguntas que deben ser respondidas en una auditoría.

  1. ¿Cuenta la empresa con un inventario de software?
  2. ¿Existe software instalado que no aparece en los inventarios?
  3. ¿La empresa cuenta con áreas que adquieren su propio software?
  4. ¿Qué tipo de software se utiliza en la empresa? (fabricante y nombres de los programas)
  5. ¿Cómo realizan las actualizaciones de software?
  6. ¿De qué forma se controla el licenciamiento?
  7. ¿Se cuenta con cartas responsivas firmadas por los usuarios de tecnologías sobre el contenido de software de sus equipos y sistemas de cómputo?

Enfocar los esfuerzos en responder a estas cuestiones, es el primer paso para regularizar el esquema de licenciamiento, evitando multas y riesgos de seguridad en la operación del negocio.

Consultoría SAM (Software Asset Management)

Uno de los procedimientos que apoyan a las empresas para la regulación de sus licencias de software es la Consultoría SAM (Software Asset Management), que además les permite analizar sus activos de software para aprovecharlos al máximo y con la mejor relación costo-beneficio.

Este servicio es una iniciativa de Microsoft, uno de los principales desarrolladores y distribuidores de software en el mundo. Para acceder a él, debe hacerse por medio de alguno de sus socios de negocio.

El proceso se resume en cuatro pasos básicos:

  1. Inventario: averigüe lo que ya tiene y cómo se está utilizando.
  2. Organización: de todas sus licencias de software y documentación.
  3. Políticas y procedimientos: establezca nuevas normas y directrices para todas las fases del ciclo de vida del software.
  4. Mantenimiento: implemente controles sobre el terreno, actualice sus inventarios, y capacite constantemente a sus empleados.

La labor de los socios de negocio de Microsoft se centra en la asesoría y generación de una estrategia personalizada para realizar este proceso de la manera más eficiente y cumpliendo todos los requerimientos que la regulación vigente exige.

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