¿Qué debes hacer si recibes una visita del IMPI?

El Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI) es el encargado de asegurarse que las empresas cumplan con las leyes vigentes de propiedad de terceros y derechos de autor, lo cual incluye el uso de software.

En los últimos años, esta dependencia ha lanzado agresivas campañas de concientización, aún existen muchas dudas acerca de los procedimientos y obligaciones de las empresas cuando el IMPI solicita una inspección.

¿Cuáles son las atribuciones legales del IMPI?

El IMPI es la única autoridad en México que puede realizar auditorías a las instituciones e imponer multas y sanciones.

Existen otros organismos que pueden enviar avisos y solicitar visitas, como por ejemplo la BSA (Business Software Alliance), pero no tienen atribución legal, por lo que las empresas no están obligadas a permitir la entrada o entregar documentos a menos que presenten una orden judicial o el oficio de inspección expedido por el IMPI.

En dado caso que el IMPI sea quien envíe el aviso de auditoría, de acuerdo con los artículos 204 y 211 de la Ley de Propiedad Industrial, puede solicitar lo siguiente:

  1. Copia de la factura que avale la compra de las licencias de aplicaciones y sistemas operativos que posee la empresa.
  2. Una o varias visitas de inspección para examinar físicamente los programas instalados en los equipos de cómputo.
  3. Aseguramiento de equipos (bajo sospecha para un peritaje posterior o como pruebas de infracción).

Como propietario o encargado del establecimiento estás obligado a proporcionar toda la información y documentos solicitados en un periodo máximo de 15 días, así como permitir la entrada al inspector que presente el oficio de comisión.

¿Qué puedo hacer para evitar una auditoría o conocer el estatus del software en mi empresa?

El primer paso para regularizar el software en tu empresa y estar en regla en caso de que se te solicite una auditoría, es conocer a detalle qué es lo que tienes y lo que puedes comprobar.

Una de las maneras más sencillas de lograr esto es por medio de un Software Asset Management (SAM), que es una consultoría especializada en análisis y optimización de activos de software de Microsoft. Incluso cuando ya se ha recibido un aviso de auditoría, comprobar que se tiene un presupuesto asignado para una consultoría SAM es suficiente para pausar la inspección y regularizarse a tiempo para evitar multas.

Conoce más sobre SAM

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